Rollen en taken
Het organiseren van een evenement – van wat voor aard of met welke omvang dan ook – brengt in meerdere of mindere mate ook bepaalde risico’s met zich mee. Iedere bezoeker van een evenement is in eerste instantie verantwoordelijk voor zijn of haar eigen veiligheid. De organisator is primair verantwoordelijk om de risico’s te beperken en te beheersen (waar dat kan), om zo voor een ordelijk en veilig verloop van het evenement te zorgen. Hij dient maatregelen te nemen om de openbare orde, veiligheid en gezondheid van bezoekers, deelnemers en omstanders te waarborgen. De gemeente is regisseur en eindverantwoordelijke van het evenementenproces, van voorfase tot evaluatie.
Vergunning aanvragen
De gemeente, als vergunningverlenende instantie, verbindt aan de vergunning voorwaarden, waardoor mogelijke risico’s voor de veiligheid en gezondheid van burgers zoveel mogelijk worden beperkt. In sommige gevallen kan een organisator volstaan met het doen van een melding. De vereisten voor het doen van een melding, per gemeente vaak verschillend, is vastgelegd in de APV of het evenementenbeleid, en kan worden opgezocht op de website van de specifieke gemeente. Bij de aanvraag van een evenementenvergunning dient een aanvraagformulier te worden ingevuld, een plattegrond te worden opgesteld en dient, afhankelijk van de omvang en risico’s van het evenement, een veiligheidsplan te worden opgesteld.
Veiligheidsplan
Bij evenementen met een gemiddeld of groot risico (de zogenaamde B- en C-evenementen) is een veiligheidsplan verplicht. Maar ook bij kleinere evenementen kan een veiligheidsplan zinvol zijn. De organisator wordt dan geholpen om na te denken over risico’s met betrekking tot de veiligheid van het evenement. Het Evenementenhandboek Veiligheid en de infobladen op deze pagina kunnen worden gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen van een veiligheidsplan.
Advies door de diensten
Na het aanvragen van een evenementenvergunning vraagt de gemeente de diensten (Brandweer, GHOR en de politie) om advies. De adviezen van de operationele diensten zijn allemaal gericht op het voorkómen en beperken van risico’s bij evenementen en de voorbereiding op het bestrijden van een calamiteit. Bij risicovolle evenementen (C-evenementen) voeren de diensten, onder leiding van de regiocoördinator evenementen van de veiligheidsregio, gezamenlijk een risicoanalyse uit en stellen gezamenlijk één adviesdocument op. Bij evenementen zonder noemenswaardige risico’s (A-evenementen) en bij de meeste aandachtsevenementen (B-evenementen) stellen de diensten separaat een advies op. Deze adviezen zijn altijd gericht aan de gemeente. Er worden geen adviezen verstrekt aan particulieren of organisatoren.